Wenn man mit Word Tabellen in einem Dokument gestalten möchte, gibt es viele Möglichkeiten, diese Tabellen zu formatieren. Noch komplexer wird es, wenn diese zusätzlich über mehrere Textkonserven gestaltet werden. An dieser Stelle versuchen wir, ein paar Hilfsmittel zu geben, um Tabellen in Dokumenten besser zu gestalten.
Eine statische Tabelle in einer Textkonserve kann einfach in Word angelegt werden. Dabei ist nicht viel zu beachten, außer ggf. die Position. Beim dynamischen Aufbau eines Dokuments weiß man oft nicht, an welcher Stelle auf einer Seite die Tabelle dargestellt werden wird. Hierzu gibt es aber in Word Eigenschaften an der Tabelle, über die man steuern kann, ob zum Beispiel die Zeilen der Tabelle zusammengehalten werden sollen und ob beim Seitenwechsel die oberste Zeile der Tabelle wiederholt wird.
In CTV hat man aber den Vorteil, dass Tabellen auch dynamisch aufgebaut werden können: Anhand einer Schleife über ein Mengenobjekt können Zeilen einer Tabelle bestückt werden. Und in der Entscheidungstabelle in KnowlEdge ist es möglich, eine Iteration zu erstellen, in der unterschiedliche Bausteine eingebunden werden können für zum Beispiel eine Kopfzeile und unterschiedliche Zeilen der Tabelle.
So eine dynamische Tabelle wird also aus mehreren Textkonserven aufgebaut. Hierbei stoßen wir aber auf einige Einschränkungen in Word: Wenn zum Beispiel eine unterschiedliche Anzahl von Spalten in der Tabelle vorkommt, kann Word dies nicht so einfach zusammenfügen. Auch gibt es Probleme, wenn die Breite von Teilen der Tabelle in den verwendeten Textkonserven unterschiedlich ist. Deshalb ist es gut, die Tabelle zunächst in einer Textkonserve zu gestalten, und erst wenn die Formatierung stimmt eine Kopie des Bausteins zu erstellen, um diese Kopie dann als Kopfzeile zu verwenden. Dann sind die Formatierungen identisch.
In der TAA werden die Teile einer Tabelle, die aus unterschiedlichen Bausteinen stammen, bei der Montage nicht immer zu einer Tabelle zusammengefügt. Die Teile der Tabelle werden dann bei der Montage ohne Zwischenraum im Dokument montiert, wodurch optisch eine Tabelle entsteht. Wenn dieses Dokument danach bearbeitet wird, sieht man mehrere Tabellen. Dies ist normalerweise kein Problem. Wenn aber aus diesem Dokument ein PDF erstellt wird, welches für die Barrierefreiheit relevant ist, dann wird ein Screenreader dies nicht erkennen. Mittels einer speziellen Anweisung im Text der Textkonserve kann deshalb bei der Montage eines OpenXML-Dokuments erzwungen werden, dass die Teile der Tabelle zusammengelegt werden. Hierzu muss im Absatz hinter der Tabelle die Zeichenfolge „[mergetable]“ aufgenommen werden. Siehe für mehr Hinweise zur Barrierefreiheit diese Seite.
Mit Hilfe von Tabellen können über die Iterationen und Mengenobjekte in der TAA relativ einfach sehr große Dokumente erstellt werden. Hier kann es leider zu Problemen kommen, weil Word und die von Microsoft zur Verfügung gestellten Schnittstellen hier manchmal an Grenzen stoßen. Die erste Frage ist dann, ob man wirklich alle Auswertungen als Tabellen ausgeben soll, oder ob eine Massenliste nicht besser geeignet wäre.
Wenn man aber lieber eine Tabelle in CTV definiert, gibt es Möglichkeiten, um die Anzahl an Textkonserven zu reduzieren. Je größer der Anzahl an Textkonserven, desto eher entsteht ein Problem.
Was wir in der Praxis gelegentlich sehen, ist dass es eine Textkonserve gibt mit einem Text vor der Tabelle. Dann gibt es eine Textkonserve mit der Kopfzeile der Tabelle. Danach gibt es mehrere Zeilen in der Tabelle mit Daten. Und am Ende kommt ggf. noch ein Baustein, um mit einer Leerzeile die Tabelle zu trennen von weiteren Elementen im Dokument. Hier kann man die ersten beiden Textkonserven - mit dem Text vor der Tabelle und der Kopfzeile der Tabelle - in einer Textkonserve zusammenfassen. Weiter ist es möglich, für die letzte Zeile der Tabelle eine zweite Variante der Textkonserve im Baustein zu definieren, welcher neben der Ausgabezeile auch eine Leerzeile beinhaltet.
Und schließlich kann man auch versuchen, Tabellen, die eigentlich keinen Inhalt haben, aber trotzdem im Dokument erscheinen sollten, über eine Variante der Textkonserve mit der Kopfzeile zu definieren. Dann hat man nur eine Textkonserve für die (leere) Tabelle.